🧡 La qualité alimentaire au cœur du soin
Chez Emeis, la qualité alimentaire s’inscrit au cœur de la mission du groupe : prendre soin des personnes fragiles à travers une alimentation sûre, équilibrée et source de plaisir.
Isabelle Piriou, directrice qualité d’Emeis, rappelle que la restauration n’est pas un service annexe, mais une composante du bien-être et de la dignité des résidents
« La qualité alimentaire est un enjeu central. Elle touche directement à la santé, au plaisir de vivre et à la dignité des personnes fragiles. »
Cette exigence se traduit aussi dans le modèle d’organisation : des cuisiniers salariés et formés au sein même des établissements pour garantir une cohérence et une régularité dans la prestation.
« On a la volonté d’avoir nos propres cuisiniers salariés dans chaque établissement pour garantir une qualité continue de la prestation, au service du soin et de la dignité de nos patients. »
📱 Le passage au digital avec Octopus HACCP : un vrai enjeu.
Avant 2024, les équipes travaillaient encore sur Excel et des relevés papier, un système fonctionnel mais chronophage et pas toujours fiable. La charge administrative pesait sur les équipes cuisine, au détriment de leur cœur de métier.
« Les activités de PMS étaient réalisées manuellement avec des fichiers Excel et la plupart du temps, c’était des versions papier, extrêmement chronophages et contraignantes pour les équipes de cuisine. »
L’objectif de la digitalisation était donc multiple : fiabiliser la traçabilité, renforcer la sécurité alimentaire et simplifier le quotidien des équipes.
« Notre objectif, c’était vraiment de digitaliser le plan de maîtrise sanitaire, de fiabiliser la traçabilité de la démarche HACCP, de renforcer la sécurité alimentaire et d’améliorer en continu nos process qualité. »
Cette transformation répondait également à une logique plus large : réduire l’usage du papier dans une démarche RSE, gagner en attractivité RH et donner plus d’autonomie aux responsables régionaux dans le pilotage à distance.
« On voulait aussi dématérialiser les processus pour tendre vers le zéro papier dans une démarche RSE, et renforcer l’attractivité RH dans un métier en tension. Pour nos responsables régionaux et directeurs, l’objectif était aussi de pouvoir consulter plus facilement et à distance les contrôles, suivre les alertes et répondre rapidement aux demandes des services officiels. »
En digitalisant l’ensemble du PMS, Emeis a replacé la technologie au service du terrain, et non l’inverse.
« L’idée, c’est de remettre les équipes sur leur cœur de métier — la cuisine — et pas sur l’administratif. »
✅ Un déploiement national mené avec méthode.
Avec 350 EHPAD et cliniques, le projet de déploiement d’Octopus HACCP représentait un enjeu stratégique majeur pour Emeis. Pour Isabelle Piriou, la réussite repose avant tout sur la préparation, la communication et l’accompagnement des équipes, à la fois en interne et avec les collaborateurs d’Octopus HACCP.
« C’était un projet vraiment stratégique pour nous. Grâce à Octopus et à nos équipes, on a maintenant un outil moderne, intuitif, simple, ludique et centralisé qui renforce la qualité de service. »
L’un des facteurs de succès du projet a été la phase préparatoire, ce qui a facilité l’adhésion et la compréhension des enjeux sur le terrain.
« Le succès vient aussi de la préparation en amont qui a impliqué toutes les équipes métiers, et d’un accompagnement fluide avec des réponses très rapides via le chat Octopus. »
L’accompagnement par les équipes d’Octopus HACCP a également joué un rôle clé dans le déploiement. Les utilisateurs ont apprécié la réactivité du support et la clarté de la formation, rendant la transition simple même pour ceux peu familiers avec le numérique.
« Le chat, les questions posées, les réponses rapides… ça a permis de fluidifier complètement l’information et la formation. »
Mais la réussite du projet tient au fait qu’il a été perçu non comme une contrainte, mais comme une innovation utile et valorisante.
« C’était un esprit collectif favorable au changement : les équipes attendaient cette solution depuis longtemps. Quand ils ont vu arriver les tablettes, ça a été perçu comme quelque chose d’innovant et de positif, qui allait leur faire gagner du temps. »
Résultat : une appropriation rapide et naturelle de l’application, qui s’est imposée comme un outil du quotidien dans la gestion de l’hygiène et de la sécurité alimentaire.
⭐ Des bénéfices concrets pour les équipes
Un an après le déploiement, les retours du terrain sont unanimes : Octopus HACCP a simplifié le quotidien des équipes et amélioré la rigueur dans le suivi des contrôles.
« On est ravis de l’outil : simplification du travail et gain de temps, les retours sont excellents, même pour ceux qui découvrent l’outil numérique. »
La prise en main a été rapide, y compris pour les équipes les moins à l’aise avec le digital. Grâce à une interface claire les utilisateurs ont rapidement trouvé leurs repères, et le suivi HACCP s’est intégré naturellement dans le quotidien de travail, et permet un gain de temps considérable.
« Le travail est simplifié, les équipes attendaient cela depuis un moment. Le suivi de la traçabilité à distance, c’est un vrai plus pour nous. » « Sur la traçabilité, ils gagnent facilement une demi-heure par jour. Sur les audits qualité, les responsables de secteur gagnent 2 à 3 heures de travail grâce à la centralisation des données. »
La communication interne s’est, elle aussi, fluidifiée grâce à Octopus : les informations, alertes produits ou mises à jour sont désormais visibles en temps réel sur toutes les tablettes, garantissant une transmission instantanée et homogène des consignes sur le terrain.
« Le bandeau d’informations permet de diffuser instantanément les alertes produits ou les modifications de modules à toutes les équipes. Tout le monde a la même information en direct, et ça fluidifie énormément la communication. »
🔗 Adoria et Octopus : une connexion qui fait gagner du temps en cuisine
La connexion d’Adoria à Octopus permet un chaînage complet de la traçabilité.
Résultat : le transfert des données (plans de menus, mercuriales produits, livraisons quotidiennes, etc.) se fait automatiquement et est directement synchronisé avec Octopus.
« L’interfaçage avec Adoria va nous permettre de gagner du temps sur l’enregistrement des DLC et sur la gestion des plats témoins. »
Les produits à contrôler apparaissent directement dans Octopus, sans saisie manuelle : les équipes peuvent effectuer leurs contrôles de réception, de températures et de traçabilité à partir des listes du jour. Toutes les préparations et ingrédients sont automatiquement enregistrés, ce qui sécurise la chaîne de traçabilité et simplifie la vie des équipes de cuisine.
« C’est un vrai gain de temps pour les équipes et une étape importante dans la modernisation de nos process qualité. »
🎙️ Les conseils d’Isabelle Piriou pour réussir sa digitalisation
Isabelle Piriou partage une conviction claire : digitaliser son plan de maîtrise sanitaire, c’est avant tout un projet d’entreprise. Pour elle, la réussite d’une telle transformation ne dépend pas seulement de l’outil choisi, mais surtout de la vision, de la préparation et de la co-construction avec le terrain.
« Il faut avoir une vision claire de ce qu’on veut faire de cette digitalisation : les objectifs, les indicateurs, les bénéfices attendus. C’est un projet à co-construire avec le terrain. On ne peut pas le faire seul. On a besoin d’une équipe d’accompagnement. »
Le choix de la solution joue également un rôle clé : l’outil doit être simple, intuitif et agréable à utiliser. Chez Emeis, la clarté des interfaces d’Octopus HACCP ont largement contribué à l’adhésion des équipes.
« Il faut choisir une solution simple, sécurisée et ludique : plus c’est visuel, mieux c’est. »
« Les modules sont bien identifiés par couleur, les écrans sont suffisamment grands et les pictogrammes aident beaucoup, notamment pour les personnes qui ne parlent pas français. »
Enfin, Isabelle souligne que la digitalisation passe aussi par un matériel fiable et adapté au quotidien en cuisine.
« Que ce soit l’application, la tablette ou l’imprimante, tout fonctionne bien. Les étiquettes thermiques ne laissent pas de traces sur les bacs gastro, ça colle bien. On est vraiment tranquilles. »
Pour elle, le digital doit avant tout faciliter la vie du terrain, pas la complexifier — et c’est précisément ce qu’elle retient de l’expérience avec Octopus HACCP.
Digitaliser le plan de maîtrise sanitaire et fiabiliser la traçabilité HACCP
