Changer pour une application HACCP mieux adaptée

☕ Trois Coffee Shops à piloter en franchise

Camille Breton est franchisée Columbus Café & Co, avec trois établissements sous sa responsabilité. Son rôle : piloter à la fois le business et toute la partie hygiène dans ses points de vente. Pour elle, la rigueur HACCP n’est pas une option.

« Dans notre métier, l’hygiène et la sécurité alimentaire ne sont pas négociables. »

Elle rappelle aussi que ce suivi ne se voit pas nécessairement côté client, mais qu’il est fondamental pour rester dans les clous :

« Les clients ne le verront pas forcément, mais ce suivi nous permet de nous assurer qu’on rentre bien dans les critères de gestion correcte de l’alimentation. C’est la base de notre métier. »

Avant Octopus HACCP, Camille utilisait déjà un autre pack hygiène, jugé vieillissant, et, encore avant, Columbus avait un Plan de Maitrise Sanitaire papier : cases cochées, temps de nettoyage estimés à la main, etc.

« Quand je suis arrivée dans le réseau il y a 8 ans, le PMS était fait au papier, en cochant des cases : temps estimé pour nettoyer un four, une heure, etc. »

Avec l’évolution du réseau et des enjeux de conformité, elle cherchait une solution :

• plus adaptée au terrain,
• plus moderne,
• plus flexible,
• et plus accessible économiquement.

🎯 De l’ancienne solution à Octopus : modernité et ergonomie

Camille ne quitte pas son ancien pack hygiène parce que ça “ne marchait pas”, mais parce qu’elle juge Octopus HACCP  plus adapté à sa réalité quotidienne.

« On trouvait que la solution était un peu plus rigide, avec une interface plus vieillissante et moins intuitive que celle d’Octopus. »

Ses équipes lui font le même retour : l’ancienne interface est jugée “scolaire”, peu colorée, moins agréable à utiliser.

« Ils m’ont dit que c’était plus rigide, plus vieillissant, plus scolaire, moins intuitif. »

Avec Octopus, elle apprécie particulièrement :

• le visuel plus moderne,
• l’ergonomie pensée pour une génération qui utilise déjà des tablettes au quotidien,
• et la possibilité de personnaliser les paramétrages plutôt que de devoir s’adapter à un outil figé.

« J’aime bien le fait de pouvoir avoir l’application, le back-office sur ordinateur, et d’appuyer facilement là-dessus. C’est plus moderne, plus simple. »

Côté siège / back-office, c’est aussi un vrai plus :

« Le fait de pouvoir mettre les audits directement dessus, photos, commentaires… ça va loin. »

✅ Un déploiement progressif, testé dans des contextes différents.

Pour sécuriser la transition, Camille a testé Octopus sur deux établissements pilotes avant d’embarquer le troisième, plus complexe.

« On a fait deux établissements avec des profils différents : un avec une équipe stable, l’autre avec davantage de nouveaux collaborateurs. Des chiffres d’affaires différents aussi, pour voir si l’outil s’adaptait à toutes les situations. »

La mise en place se fait en plusieurs étapes : installation et formation avec nos chefs de projets, prise en main, premières routines… et très vite, les équipes adoptent l’application.

« La mise en place a été rythmée d’installations, de prise en main, de premières routines. En quelques jours, les équipes avaient compris comment l’application fonctionnait. »

⭐ Retour des équipes terrain : Une transition fluide.

Changer d’outil sur quelque chose d’aussi quotidien que l’HACCP peut être source déstabilisant et pourtant, chez Camille, la transition s’est faite de manière trés fluide.

« Normalement, quand tu changes un outil qu’ils utilisent au quotidien, ça peut être compliqué. Là, ils ont tout de suite apprécié la simplicité d’Octopus. »

Les équipes plus jeunes, habituées aux smartphones, se retrouvent vite dans l’interface :

« On est tous une génération où une tablette, c’est facile à utiliser. Du coup, ce n’est pas si difficile que ça. »

Seules quelques personnes plus âgées, très habituées à l’ancien pack hygiène, ont mis un peu plus de temps à s’y faire. Mais globalement, les équipes comprennent très bien pourquoi ce changement a été décidé.

« Ils l’ont pris en main facilement et ils sont contents du changement. Ils ont aussi compris pourquoi je changeais. Je ne change pas juste pour changer : je change parce que j’estime qu’il y a un bénéfice, financier ou pratique. Et là, on a les deux. »

📱 Octopus HACCP comme outil de management de l’hygiène.

Pour Camille, le PMS n’est pas seulement un dossier réglementaire : c’est un outil de management des équipes et de la qualité.

« L’HACCP, c’est aussi un outil de management. »

Avec Octopus, les procédures ne sont plus “oubliées dans un classeur” : elles sont visibles, rappelées, tracées. Les notifications jouent un rôle clé pour limiter le risque d’oubli.

« On n’est pas infaillibles : on peut oublier de prendre une température. Si à 10h, la notification apparaît en disant qu’on ne l’a pas prise, ça permet de se rattraper tout de suite, pas à 20h le soir. »

Les étapes sont tracées, conformes, et le suivi est plus robuste :

« Les étapes sont tracées et conformes. Grâce à ça, les risques sanitaires sont moins présents. »

Elle va même plus loin qu’avant dans l’exigence :
– numéro de BL,
– photo du thermomètre dans le produit,
– lien entre BL, produit et température.

« Avant, la température à la livraison, ils la prenaient… sur le papier. Mais je suis prête à parier qu’un sur deux mettait “-18°C” un peu par défaut. Aujourd’hui, je leur demande le numéro du BL et une photo du thermomètre dans le produit. On ne peut plus biaiser. »

Résultat :

• moins de place pour l’approximation,
• plus de sécurité pour les clients,
•  et un niveau de traçabilité plus précis.

🐙 Un accompagnement très apprécié.

Un point que Camille insiste vraiment à souligner : la qualité de l’accompagnement et la capacité d’Octopus à faire évoluer la solution avec le client.

« La prise de contact était très claire. Les sessions de formation étaient hyper adaptées à nos profils. Vous avez très bien compris que je ne suis pas sur le terrain tout le temps, mais encore très proche de mes équipes. »

Elle valorise :

• la disponibilité des équipes,
• la possibilité de paramétrer la solution avec eux,
• le fait que rien ne soit figé “dans le marbre”.

« Les paramétrages ont été faits avec nous. On a pu demander des modifications. Ce n’est pas : “notre solution est à prendre ou à laisser”. Quand on a demandé des choses, c’était possible ou pas, mais toujours clair. »

Et ce travail ne s’arrête pas après le déploiement : les échanges continuent, les mises à jour arrivent, les demandes évoluent, et Octopus suit.

« Je suis satisfaite de la solution, satisfaite du test, et satisfaite du fait qu’on puisse encore échanger, apporter des modifications, que rien ne soit gravé dans le marbre. »

✅ Bénéfices clés : centralisation, modernité, finances

Quand on lui demande quel est le gros bénéfice du passage à Octopus, Camille est lucide : l’ancienne solution fonctionnait. Mais Octopus apporte plusieurs bénéfices :

• Un gain financier sur les abonnements / locations mensuelles.
• Un outil plus moderne et agréable à utiliser.
• Une centralisation plus poussée (PMS, audits, documents Ecolab, FDS, etc.).

Une fonctionnalité photo/traçabilité très utile pour ses baristas.

« Il y a un gain financier, qui est important pour nous. Et vraiment le visuel, plus moderne. J’aime pouvoir avoir le back-office sur l’ordinateur, paramétrer facilement. Pour mes responsables, c’est beaucoup plus simple. »

« Pour mes baristas, toute la partie photos de prise de température à la réception, identification du BL, c’est vraiment chouette : ça leur fait un peu plus de travail, mais ça permet de garantir une qualité plus élevée. »

Au final, elle n’hésite pas à recommander Octopus aux autres franchisés Columbus :

« Oui, j’ai déjà commencé ma propagande. On a un outil adapté à ce qu’on fait, intuitif, pensé pour le terrain, avec une condition financière avantageuse. Personne ne peut dire que ça ne pèse pas dans la balance. »

Et pour les franchisés multi-sites qui veulent structurer leur HACCP, elle résume très bien :

« Les franchisés qui veulent structurer ou harmoniser la gestion HACCP pourront y trouver un bénéfice, que ce soit en termes de conformité ou d’organisation quotidienne, avec le back-office sur téléphone et sur tablette. »