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Fiche de contrôle de réception de marchandise en restauration

Le contrôle de réception de marchandise en restauration comme dans tous les métiers de bouche est la première étape de la procédure de traçabilité alimentaire HACCP.

Au même titre que la traçabilité interne et la traçabilité aval, il participe à retracer le cheminement d’une denrée alimentaire depuis sa production jusqu’à l’assiette du consommateur.

Cependant, étant le point de départ de la procédure de traçabilité, le relevé d’informations de la fiche de contrôle de réception de la marchandise doit être rigoureux et conforme à la procédure HACCP pour garantir la cohérence de la chaîne d’informations, l’hygiène et la sécurité alimentaire. Cet article revient sur la procédure réglementaire et l’intérêt d’utiliser un logiciel restauration pour simplifier et sécuriser ces tâches.

En quoi consiste la fiche de réception de marchandise ?

La fiche de contrôle de réception de marchandise est un document formel où sont inscrites toutes les informations utiles attestant de la conformité, lors de leur réception, des denrées alimentaires périssables ou non et de tout autre élément utilisé en cuisine.

Elle accompagne les mesures d’hygiène mises en place dans votre établissement pour garantir la sécurité alimentaire de vos produits et alimenter votre système documentaire.

La fiche de contrôle de réception de marchandise fait partie des documents à présenter lors d’un audit ou contrôle sanitaire.

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Les différentes étapes de la procédure de réception de marchandise

La réception de marchandise doit respecter un formalisme strict pour que les entrées en stock se conforment aux normes sanitaires. Le contrôle de réception de marchandise en restauration doit être effectué dès l’ouverture des portes des camions de livraison.

La première vérification consiste à s’assurer que les conditions de transport sont appropriées aux denrées livrées, puis à voir si elles correspondent au bon de commande (produits alimentaires, quantité, conditionnement, etc.). Et oui, si on vous livre du steak haché au lieu du steak, les DLC ne sont pas les mêmes !

Le contrôle des denrées se fait visuellement afin de vérifier l’intégrité des emballages et des aliments, puis par un relevé de température pour s’assurer du maintien de la chaîne du froid des aliments frais, réfrigérés, surgelés et à température ambiante.

Ces relevés doivent être réalisés à l’aide d’un thermomètre à sonde, dont la justesse est régulièrement vérifiée.
Il faut savoir que seule une mesure prise avec cet instrument peut être opposée en cas de litige.

Le contrôle porte également sur l’étiquetage des produits qui doit comporter :

  • La dénomination du produit ;
  • L’identification du fabricant (nom, adresse, etc.) et la marque d’identification des denrées animales ou incorporant des denrées animales ;
  • La date limite de consommation (DLC), voire la date de durabilité minimale (DDM) ;
  • Le numéro de lot ;
  • La quantité par conditionnement.

À noter que des DLC trop proches peuvent être un motif de refus du produit. En effet, si vous recevez 20 kg de viande de boeuf à utiliser d’ici demain, il va falloir en produire du hachis parmentier 😋 !

Quelles informations sont notées sur la fiche de contrôle de réception de marchandise ?

Dans votre équipe, la personne formée pour réceptionner les livraisons doit noter sur la fiche de réception de marchandise toutes les informations nécessaires au bon déroulement de la procédure de traçabilité amont des denrées.

Les informations qu’elle renseigne sont :

  • La date et l’heure de livraison ;
  • Le nom du fournisseur ou du transporteur ;
  • La température du camion ;
  • Les produits livrés ;
  • Les DLC/DDM pour chaque produit livré ;
  • La température des produits ;
  • Ses observations.

Ce document comprend également une partie où l’opérateur doit mentionner les actions correctives entreprises en cas d’anomalies constatées. Celles-ci doivent correspondre aux procédures décrites dans la méthode HACCP que vous suivez.

Il est conseillé de conserver le bon de livraison annoté et de l’associer à la fiche de contrôle de réception de marchandise.
Vous pouvez les prendre en photo avec l’application Octopus HACCP, c’est encore plus simple.

Combien de temps conserver les fiches de contrôle de réception de marchandise ?

La fiche de contrôle de réception de marchandise contient la chaîne d’information des aliments.
À ce titre, elle doit être archivée aussi longtemps que les étiquettes de traçabilité (6 mois pour les produits périssables, 5 ans pour les autres) pour assurer la traçabilité amont, interne et aval du produit en cas d’audit ou de contrôle sanitaire. Pour vous simplifier la vie, le logiciel HACCP Octopus HACCP conserve les documents de traçabilité pendant 5 ans.

Simplifiez la saisie de la fiche de contrôle de réception de marchandise

Tous les auto-contrôles à faire pour être en conformité avec la méthode HACCP impliquent de suivre une procédure rigoureuse mais chronophage, et qui peut être source d’erreur quand cela implique de remplir des documents papier, de découper manuellement des étiquettes, de ranger physiquement toutes les pièces.

Vous avez la possibilité de digitaliser la démarche HACCP avec Octopus HACCP, solution logicielle compatible Android et iOS (Apple) pour tablette et mobile.

Grâce à son interface ergonomique, vous procédez en quelques clics à l’enregistrement de toutes les informations de votre fiche de contrôle de réception de marchandise numérique. Pour cela, il vous suffit de :

  • Sélectionner le fournisseur qui vous livre dans une liste déjà établie ;
  • Renseigner l’heure de livraison, la date du jour de saisie ;
  • Indiquer le numéro du bon de livraison.
    et c’est tout !

Ensuite, pour chaque type de contrôle (température camion, produits frais, produits surgelés), vous accédez à un espace spécifique dans lequel vous précisez si la livraison est conforme ou non (avec la génération automatique de fiches de non-conformité destinées à vos distributeurs et fournisseurs), et les informations produits, températures et DLC.

Grâce à l’appareil photo, vous prenez directement en photo toutes les pièces pour la traçabilité : bon de livraison, étiquettes, etc.

Avec le logiciel Octopus HACCP, vous simplifiez la procédure de saisie des informations, en cas de contrôle tous les documents sont immédiatement accessibles et vous évitez les erreurs de saisie.

FAQ

Quelles sont les étapes de la réception ?

La réception de marchandise se déroule en plusieurs étapes qu’il faut respecter pour pouvoir renseigner correctement la fiche de contrôle de réception de marchandise. Cela consiste à contrôler les conditions de transport, la température du camion, la conformité des produits livrés par rapport au bon de commande, le bon état visuel des produits, l’intégrité des emballages, la température des produits frais, ainsi que les DLC. La procédure de réception permet d’identifier les produits non conformes et d’assurer la traçabilité HACCP. 

Quels sont les documents de réception de marchandise ?

Les documents à réunir pour la réception de marchandise sont le bon de commande, le bon de livraison remis par votre fournisseur lors de la livraison, et la fiche de contrôle de réception de marchandise.

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